Los 8 KPI de una flotilla pequeña: tablero semanal sin software caro
Mide margen por viaje, costo por km, vacío, diésel, disponibilidad, espera, entregas y cobranza con fórmulas y acciones claras.
Una flotilla pequeña no necesita cincuenta indicadores. Necesita ocho preguntas semanales: qué viajes dejaron margen, cuánto costó rodar, cuánto rodó vacío, qué unidad gastó de más, cuál estuvo parada, dónde esperó, qué entregó tarde y qué sigue sin cobrar.
El tablero sirve solo si cada KPI tiene fórmula, fuente, responsable y una acción. No copies un “promedio de la industria” sin contexto: compara primero cada unidad contra su propio historial y después contra unidades, rutas y cargas semejantes.
No persigas el número “perfecto”. Persigue cambios que puedas explicar: una ruta que pierde margen, una unidad que consume más o un cliente que alarga el cobro.
01El tablero completo en una sola vista
Ocho KPI para revisar cada semana
| KPI | Fórmula corta | Decisión |
|---|---|---|
| 1. Margen por viaje | Ingreso - costos del viaje | Recalcular tarifa o corregir el costo que se desvió. |
| 2. Costo por kilómetro | Costos operativos ÷ km totales | Comparar unidad, ruta y periodo. |
| 3. Kilómetros vacíos | Km vacíos ÷ km totales × 100 | Buscar retorno o rediseñar asignación. |
| 4. Desviación de diésel | (Litros reales - esperados) ÷ esperados × 100 | Revisar dato, viaje, unidad y transacción. |
| 5. Disponibilidad | Tiempo disponible ÷ tiempo planeado × 100 | Priorizar mantenimiento y reincidencias. |
| 6. Espera por viaje | Horas de espera ÷ viajes | Cobrar demora o renegociar ventana. |
| 7. Entrega a tiempo | Entregas a tiempo ÷ entregas totales × 100 | Separar causa propia, cliente, ruta o fuerza mayor. |
| 8. Días para cobrar | Fecha de pago - fecha acordada de inicio | Corregir expediente, factura o condición comercial. |
021. Margen por viaje: el número que evita trabajar de gratis
Suma el ingreso del flete y resta diésel, casetas, operador, maniobras, espera, gastos de ruta y una asignación consistente de mantenimiento, llantas y administración. No llames utilidad al dinero que quedó en la cuenta antes de pagar costos pendientes.
Margen porcentual: $6,400 ÷ $32,000 = 20%. Ejemplo didáctico; define con tu contador qué costos y criterio usarás siempre.
032 y 3. Costo por kilómetro y kilómetros vacíos
El costo por kilómetro permite comparar periodos si usas el mismo alcance de costos. El porcentaje vacío explica por qué puede subir aunque diésel y taller estén controlados. Mide kilómetros reales de odómetro, no solo los que el cliente pagó.
No concluyas que 22.2% es bueno o malo sin comparar corredor, semana y tipo de operación.
044. Desviación de diésel: una alerta, no un juicio
Calcula litros esperados con una referencia de viajes semejantes. Cuando la unidad se desvíe, revisa captura, peso, tráfico, ralentí, ruta, llantas, mantenimiento y comprobantes. El KPI debe abrir una investigación corta; no convertirse en descuento automático.
055. Disponibilidad: por qué no basta contar camiones
Una flotilla de diez unidades con dos paradas no tiene capacidad de diez. Define las horas o días en los que cada unidad estaba planeada para operar y resta mantenimiento no planeado, falla, accidente o falta de documentos. Separa mantenimiento programado: si estaba reservado, no es la misma falla de planeación.
La tendencia y la causa por unidad importan más que un objetivo copiado.
066 y 7. Espera y entrega a tiempo
Mide llegada, inicio y fin de carga o descarga. Después separa espera controlable por tu operación de espera causada por cliente, tráfico, cierre o incidente. Para entrega a tiempo, define antes qué significa “a tiempo”: ventana acordada, tolerancia y condición de entrega completa.
| Dato | Ejemplo de causa | Acción |
|---|---|---|
| Espera en origen | Carga no preparada. | Acordar cita, tiempo libre y demora. |
| Espera propia | Carta Porte o anticipo tarde. | Corregir despacho interno. |
| Entrega tardía por ruta | Tiempo planeado irreal. | Ajustar promesa y ruta segura. |
| Entrega incompleta | Diferencia de bultos o rechazo. | Documentar origen y protocolo de excepción. |
078. Días para cobrar: la utilidad que todavía no llega
Decide desde qué fecha empieza el crédito: entrega, recepción de evidencias o aceptación de factura. Si cada cliente usa una regla distinta, regístrala. Separa días perdidos por tu expediente de días de crédito pactados y días de atraso del cliente.
| Tramo | Fórmula | Responsable |
|---|---|---|
| Entrega a expediente completo | Fecha de expediente - fecha de entrega | Operación / documentación. |
| Expediente a factura aceptada | Fecha de aceptación - expediente | Facturación. |
| Crédito pactado | Vencimiento - inicio de crédito | Ventas / administración. |
| Atraso | Fecha de pago - vencimiento | Cobranza / cliente. |
08La reunión semanal de 25 minutos
- 01
Cinco minutos: calidad del dato
Lista viajes sin cierre, kilómetros faltantes, gastos sin clasificar y entregas sin evidencia. No analices un KPI incompleto como si fuera verdad.
- 02
Diez minutos: excepciones
Revisa las unidades, rutas y clientes que cambiaron más. Evita leer uno por uno todos los viajes sanos.
- 03
Cinco minutos: causa
Asigna cada excepción a tarifa, ruta, unidad, operador, cliente, documento o dato. No uses “operación” como cajón para todo.
- 04
Cinco minutos: acción y dueño
Una acción concreta, responsable y fecha. La semana siguiente comienza revisando si se cerró.
09Errores de tablero
- 01
Mezclar unidades diferentes
Segmenta por configuración y operación antes de comparar.
- 02
Cambiar la fórmula cada mes
Documenta qué entra al costo y conserva la versión para que la tendencia sea válida.
- 03
Medir solo promedios
El promedio puede esconder una unidad excelente y otra con una fuga grande. Mira distribución y excepciones.
- 04
Premiar un KPI aislado
Bajar diésel conduciendo demasiado lento puede empeorar entrega; subir utilización puede saltarse mantenimiento. Revisa el sistema.
- 05
No cerrar el viaje
Sin gastos y pago conciliados, el margen es provisional. Etiquétalo como tal.
Tablero semanal de KPI para flotilla
CSV con ocho indicadores, fórmula, dato de origen, responsable, resultado, causa y siguiente acción.
10Qué puedes hacer hoy
- 01
Cierra cinco viajes recientes
Reúne ingreso, kilómetros, gastos, espera, entrega y pago. No empieces con todo el año.
- 02
Calcula solo tres KPI
Margen, kilómetros vacíos y días para cobrar suelen revelar dónde falta información.
- 03
Agrega los demás cuando el dato sea estable
Un tablero pequeño y confiable vale más que uno completo alimentado a medias.
11Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los KPI más importantes de transporte?
Para una flotilla pequeña: margen por viaje, costo por kilómetro, kilómetros vacíos, desviación de diésel, disponibilidad, espera, entrega a tiempo y días para cobrar.
¿Cada cuánto se deben revisar los KPI de flota?
Captura datos por viaje y revisa excepciones semanalmente. Cierra tendencias financieras mensualmente con costos completos.
¿Qué es OTIF en transporte?
Es el porcentaje de entregas realizadas en la fecha o ventana acordada y con la cantidad completa. Requiere definir ambas condiciones antes de medir.
¿Cómo calcular la utilización de una flotilla?
Define primero la capacidad disponible en horas, días o toneladas y divide el uso productivo entre esa capacidad. No mezcles unidades de medida ni mantenimiento programado con falla.
¿Se puede llevar un tablero de transporte en Excel?
Sí, mientras exista una sola fuente, fórmulas protegidas, responsables y cierre de datos. El problema no es Excel; son las copias y viajes incompletos.
Troost reúne fletes, ingresos, gastos, operador, unidad, factura y pago para que el tablero nazca del mismo viaje. Los KPI siguen necesitando reglas consistentes y revisión humana.
Fuentes: IMT - Indicadores Económicos en el Autotransporte Federal de Carga, CONUEE - gestión de flotas, guía Troost de costo por kilómetro y guía Troost para cobrar tiempos de espera.
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